La transmission électronique des factures aux collectivités territoriales est désormais une obligation pour les fournisseurs. Cette démarche, qui vise à moderniser les échanges entre les entreprises et les collectivités, se trouve encadrée par des exigences légales strictes. Cet article vous présente les principales règles à respecter pour être en conformité avec la réglementation en vigueur.
Le cadre légal de la dématérialisation des factures
La loi relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives, promulguée le 12 novembre 2013, a posé les bases de la dématérialisation des factures dans les relations entre fournisseurs et entités publiques. Ce processus s’est ensuite poursuivi avec l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, qui a fixé le cadre légal et technique de cette transmission dématérialisée.
La mise en œuvre effective de cette obligation s’est faite progressivement, selon un calendrier établi par un arrêté du 29 décembre 2016. Depuis le 1er janvier 2020, tous les fournisseurs qui travaillent avec des collectivités territoriales doivent transmettre leurs factures sous forme électronique.
Les acteurs concernés par la transmission électronique des factures
La dématérialisation concerne toutes les factures émises par les fournisseurs à destination des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de coopération intercommunale. Cela inclut donc les communes, les départements, les régions, ainsi que les syndicats mixtes, les communautés de communes, d’agglomération et urbaines.
Les fournisseurs concernés sont toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur forme juridique, qui sont engagées dans une relation contractuelle avec une collectivité territoriale. Les micro-entrepreneurs et les associations sont également soumis à cette obligation.
Les modalités techniques de la transmission dématérialisée des factures
Pour respecter l’obligation légale de transmission électronique des factures, les fournisseurs doivent utiliser le portail Chorus Pro, mis en place par l’État français. Cette plateforme centralise l’émission et la réception de toutes les factures dématérialisées adressées aux entités publiques.
Chorus Pro permet aux fournisseurs d’envoyer leurs factures sous différents formats : PDF simple, PDF avec données structurées (XML), ou encore facture électronique au format Factur-X. Il est également possible d’utiliser des connecteurs pour transmettre automatiquement les factures depuis un logiciel de gestion interne.
Les collectivités territoriales ont quant à elles l’obligation d’utiliser Chorus Pro pour consulter et traiter les factures reçues. Le portail offre diverses fonctionnalités pour faciliter la gestion des factures, comme la possibilité d’effectuer des recherches, de suivre le traitement des factures ou de les exporter.
Les avantages et les enjeux de la dématérialisation des factures
La transmission électronique des factures présente plusieurs avantages tant pour les fournisseurs que pour les collectivités territoriales. Tout d’abord, cela permet de réduire les délais de traitement et donc d’accélérer les paiements. Ensuite, la dématérialisation favorise une meilleure traçabilité des factures et limite les risques d’erreurs ou de pertes.
En outre, cette démarche s’inscrit dans une politique plus globale de modernisation et de simplification des échanges entre entreprises et entités publiques. Elle contribue à renforcer l’attractivité des marchés publics et à faciliter l’accès aux petites et moyennes entreprises.
Enfin, la dématérialisation des factures participe à un objectif environnemental, en limitant le recours au papier et en réduisant l’empreinte écologique liée au transport et au stockage des documents.
En conclusion, l’obligation légale de transmettre les factures aux collectivités territoriales sous forme électronique vise à simplifier et moderniser les relations entre fournisseurs et entités publiques. Pour être en conformité avec cette réglementation, il est essentiel de connaître le cadre légal, les acteurs concernés ainsi que les modalités techniques à respecter. La plateforme Chorus Pro constitue l’outil central pour assurer une transmission sécurisée et efficace des factures dématérialisées.
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